要如何在龐大的資料中,有效率的歸納出核心的重點?要如何簡單扼要的表達出報告的價值核心?你有過在花費許多時間及用心整理後做出的報告,卻被批評沒有重點或做事沒效率的情況嗎?學習高效率的產出,已成為每個人必備的技能,藉此創造出工作與生活的複利成長。
一、為什麼要學習高產出
作者劉奕酉透過他花了二十多年所養成的高產出技能為他在企業培訓、主題演講及顧問服務裡獲得不錯的成就,這些都歸功於他的高產出技能所帶給他的機會,因此藉由書中的高產出技巧,我們也能創造出屬於自己的機會。
在大數據時代,能夠自主思考、表達觀點並採取行動,也就是能運用自身的知識與技能進行產出的人,將會是未來能存活得更好的人,因為在自主思考的過程中才能將知識內化成自己的,如同《讓寫作成為自我精進的武器》中所提的寫作能夠形塑思考的能力。
個人的成長曲線也與輸出的多寡有關,有研究顯示從資訊輸人大腦後,兩週內運用超過三次的資訊,才會被大腦轉換為長期記憶,另外日本的精神科醫生樺澤紫苑,亦以高效輸出的能力著名,他認為人生是靠輪出達到轉變的。
二、對於輸出的三大誤解
(一)在工作與生活用不到
舉凡生活或工作上的溝通、寫作、報告、行動都是輸出的一種,唯有透過輸出才能將我們努力的成果及自身價值展現出來,藉此提升競爭力及創造價值。
(二)有好的輸入才有好的輸出
為了找出真正有價值的事,應該是先透過輸出的過程來發現不足的部分,再進行投入,不僅能發揮最大效益,產出的結果能回饋到下一階段的投入與產出,形成複利效應。
如同金川顯教授提到「iOIF」模型,強調高效產出的關鍵,在於「先輸出、再輪入」,先有微輸入(input)後,就要開始產出 (Outpu),邊做邊思考,碰到不足的部分再繼續輸入(Inpur),最後重新檢討行動、進行反饋 (Feedback),藉此來達到高效產出。
另外知名的學習之神,史考特 •楊所提的費曼學習法,是目前公認的高效學習法,其概念同樣是以輪出反饋出更好的輸入。
(三)輸出是一種藝術,要用詞彙與修辭技巧展現想法
大部分的人對於輸出都停留在以往學生時期,需要使用華麗的詞藻及優美的句子才叫做寫作,但其實我們需要的不是創作性的輸出,而是能夠快速整合出結構及好理解的輸出內容。
三、如何高效率的產出
來源:高產出的本事
作者提出的優勢輸出模型(簡稱PROS)能有系統的將許多資料進行彙整並有效率的產出。整個模型包含了定位(Position)、重組(Restructure)、產出(Output)與場景(Scenario)四個部分,取其字首組合正好是「優勢」(PROS)的意思,以下分別說明這四個步驟的涵義:
(一)定位方向:釐清產出的目的、對象,並選擇合適的框架。
(二)重組架構:根據框架來組織合乎邏輯、簡明扼要的表達內容。
(三)產出內容:
使用「鑽石結構」將表達內容轉化為完整結構的產出內容,此結構與《讓寫作成為自我精進的武器》採用的萬能寫作法相似(本文將不再贅述,有興趣可以去看《讓寫作成為自我精進的武器》讀後心得)。
(四)場景應用:
把產出內容應用到各種不同的場景之中,例如:溝通表達、文章寫作、簡報規劃、視覺圖解、精闢閱讀。
因此在定位完產出的目的後,為了讓他人可以快速理解一件事情的全貌,只要透過重組架構,就能簡單扼要表達出重點,以下會分別說明八種表達框架及四張圖解框架。
四、採用八種表達及四種圖解框架來組織架構
- 八種表達架構
(一)重點框架
瞬間抓住眾人的目光,因為這會讓人覺得這是整理過後的精華而增加認同感。只要把握在一開始就說明有幾項重點,並將內容盡量精簡為三項以方便記憶,最後再重申一次重點就行了。
(二)清單框架
內容的延展彈性最大,因為我們能自由去調整內容的多寡,不用擔心內容是否不夠完整。只要在一開始說明總共有幾項,但超過十個以上建議要以分類作為層次區隔。
(三)時間框架
用來反映內容發生的先後順序,可以以「過去–現在–未來」表達趨勢的變化;「短期–中期–長期」表達策略規劃;「步驟一–步驟二–步驟三」表達步驟說明。
(四)空間框架
談論主體的規模性由大至小、認知上的距離感從遠到近,藉此給人循序漸進、聚焦收斂的感受。以大的視野俯瞰整體樣貌,在慢慢以局部鋪陳的方式來敘述。
(五)主題框架
第一層運用能讓對方掌握全貌,包含目的(Why)、做法(How)、結果(What);第二層運用能與對方產生連結,包含目的(Why me)、關聯(How important)、效益(What benefit),可以看出這兩層的運用都來自為何(Why)、如何(How)、什麼(What)。
賽門 •西奈克所提出的「黃金圈法則」認為,所有成功的領導者或品牌,他們思考、行動與傳達的方式都遵循著黃金圈法則,其核心的理念和目標也就是「目的」(Why);然後向外思考實踐的執行方法與過程也就是「作法」(How);最終是呈現出來的產品與領導風格,也就是「結果」(What)。
我們在選擇要採用第一層還是第二層運用時,可以先考量對方對此主體的理解程度,以提升表達溝通的成效。
(六)議題框架
用來組織觀點及資料,在短時間內提出言之有據的內容。議題框架包含四要素:論點、理由、實例、重申,透過這四個要素可以讓我們的論點更具有說服力。
(七)問題框架
用來釐清與定義問題後,再提出對策。問題框架包含四要素:情境、衝擊、課題、對策,透過這四個要素,能讓我們所提出的解決對策更具有價值。
(八)課題框架
用來展現工作成果與個人價值。課題框架包含四要素:背景、任務、行動、成果,透過這四個要素,能讓我們簡單扼要的展現出成果價值。
- 四種圖解框架
來源:高產出的本事
法國哲學家雷吉斯·德布雷說:「圖像不是像賭注的東西,而是使看得到與看不到的事物之間可以進行永久的交易,乃是以物換物的手段。」藉由一張簡單的圖,將核心的資訊濃縮在一張圖表中,就能讓讀者一看就懂,並留下深刻的印象。
(一)樹狀圖:用來歸納內容的觀點脈絡。
(二)流程圖:用來歸納梳理內容的運作機制。
(三)矩陣圖:用來定位內容的交互比較。
(四)文氏圖:用來強調內容的交集關係。
在前面有提到高效產出的關鍵,在於「先輸出、再輪入」,在陳述完八種表達及四種解圖的輸出框架後,我想來分享作者在書中提到的閱讀技巧,來提升我們輸入的品質。
五、閱讀技巧—望聞問切,再三提問
來源:高產出的本事
(一)望(觀望):
先看目錄、推薦序、引言、結語,簡要了解這本書再說甚麼。
(二)聞(品聞):
花5至15分鐘快速瀏覽一本書,看書裡的標題對有興趣、有疑問、有共鳴的部分先註記起來。
(三)問(提問):
帶著心中的疑問來找答案。
(四)切(切入):
閱讀一本書的切入點,可以是整本閱讀、部分閱讀或從有興趣的章節開始閱讀。
在望聞問切四個步驟中,需要再三提問時機如下:
第一問:在閱讀前先釐清閱讀的目的、關聯及效益
第二問:在觀望及品聞的步驟後,再次提問這本書值不值得閱讀
第三問:閱讀完後再次問自己為甚麼要閱讀這本書、為何與我有關及對我有何益處
六、結語
當你具備高效的產出思維,就會懂得如何持續創造價值,不再只是完成交代的任務,而是懂得用更有效率的方式來完成工作。
我透過書中的主題框架框來幫助我寫作時,能更有效萃取出當中的重點,在思考上也更有邏輯,不再害怕要如何從這麼多的資料量中,整理出有價值的資訊;在工作上我也透過課題框架來簡單扼要的會報工作進度,這些框架在我們生活及工作的運用上總是無所不在。
另外在社群媒體活絡的時代,透過寫作,人人都可以打造自己的個人品牌,展現出自己的價值,現在開始讓我們靠著不斷的產出創造屬於自己工作與人生的寶藏吧!
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